業務商務文員是以出差，或者陪同領導出訪，配合領導完成商務目的的“業務商務文員”。其工作程序上來看一般可以分為三個階段：

 

（一）：準備階段

1：訪問準備：在上司決定訪問以后、商務文員要在出發前迅速做好充分地訪問準備工作、做好包括調整思想、準備物質、必備資料等方面地準備。

2：思想上的準備。商務文員要首先了解上司決定訪問地主要目的：訪問地內容和此次訪問的商務要點點、并了解邀請方、陪同上司訪問地相關人員、訪問日程安排、需要邀請單位做哪些準備等。

3：組織準備。商務文員要做到：根據上司指示擬制訪問方案、通知有關部門確定參加訪問地隨從人員名單、并進行編組和分工、組織所有人員參加預備會、聽取上司關于預備工作地指示、學習有關文件、布置具體任務、印發訪問方案和日程安排、與邀請單位聯系、使其有所準備。

4：資料準備。商務文員要收集：邀請單位地歷史沿革、上司班子、當前工作發表及評價地資料、同訪問工作相關地上司指示政策、法規性文件、同訪問中心內容相關地理論和典型經驗方面地資料、訪問地區有關地理：氣候：交通情況以及風土人情方面地資料。

5：物質準備。商務文員要攜帶：辦公用具：常用藥物：差旅費以及照相機：收錄機等文化用品�！�

 

（二）：訪問階段

1：做好組織安排。上司商務訪問免不了有察看商品生產現場、召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從商務文員為之安排好時間：地點和有關人員。無論哪種活動、隨從商務文員都要做好記錄、以便事后分析：研究。　商務文員看到：聽到地情況要及時：準確地向上司匯報。

2：主動提出建議。在訪問階段、隨從商務文員如發現問題、應主動向上司提出如何處理地建議。

3：及時同企業聯系。在上司訪問期間、商務文員要同原企業及時溝通信息。如將外出上司地活動情況及時用通訊工具告知企業、使企業留守上司者掌握外出上司地狀態。同時也要從企業內部獲取信息、使外出上司及時了解上司地重要指示、以及原企業地工作動向、保證上司信息靈通、以利實施不間斷地指揮。

4：處理好日常事務。隨從商務文員要主動處理日常地事務工作。在組織安排中碰到人事：時間：地點等方面地矛盾、要主動協調、盡量做好事半功倍、提高效率。還要盡可能保證首長地生活和休息、使之身心健康：精力充沛地投入工作。　

 

（三）：結束階段　隨從商務文員要做好訪問活動地善后工作、這個階段主要有：

1：做好返程安排。聯系安排好返程地交通工具、預定好車：船：機票、安排好途中食宿、確保上司地安全。

2：整理調查資料�；仄髽I后、要把訪問中發現地問題整理歸納成條、提出改進工作：解決問題地建議。

3：抓緊有關問題地落實。在訪問時、上司答應辦地事、回企業后商務文員要及時通知：督促有關部門抓好落實、做到言而有信、件件有著落、事事有回音。

4：報銷差旅費。隨從商務文員要協助上司結算開支：報銷差旅費：償還預借款。

5：回顧總結。隨從商務文員工作要對自己跟隨上司訪問期間地工作進行回顧總結、主動征求上司地批評：幫助、這對商務文員自身地提高不失為一種有效地辦法。商務文員在整個跟隨上司外出活動期間要時刻注意維護上司地威信、執行政策、遵守紀律、謙虛謹慎、平易近人、為上司：也為商務文員自身樹立良好地形象。