行政文秘工作可以稱為老板或者是領(lǐng)導(dǎo)的軍師和保姆,就是一個(gè)萬(wàn)能的機(jī)器人,負(fù)責(zé)的事宜較多也很全面,工作很累也很繁瑣,要求具備的條件也很高,一個(gè)好的文秘工作者可以替代老板,不,是勝過(guò)老板的做事能力。
好的文秘工作者應(yīng)具備以下幾點(diǎn):
1、工作的主動(dòng)性:是文秘工作中最基本的要求,工作是要自己去做的,如果每件事都等著老板的指示,或者等著領(lǐng)導(dǎo)告訴你該作甚麼工作,那你還是回家養(yǎng)著吧,我要找的是文秘不是擺設(shè)。
2、絕對(duì)的服從:文秘工作直接歸屬老板或者上級(jí)領(lǐng)導(dǎo),要不折不扣的服從指示,對(duì)決策可以給出自己的意見(jiàn)一旦做出決定時(shí),要做到絕對(duì)的服從,因?yàn)檫@時(shí)你就要把自己當(dāng)做保姆,文秘工作只有絕對(duì)的服從才可以順利的進(jìn)行,即使你認(rèn)為自己的想法更有道理更有實(shí)用價(jià)值,也不能自作主張,領(lǐng)導(dǎo)決定性的工作就是圣旨。要么不干,要么服從!
3、絕對(duì)的保密,學(xué)會(huì)忘記:文秘工作著直接參與領(lǐng)導(dǎo)的決策工作,這些都是公司的機(jī)密,要做到絕對(duì)的保密,最好不該自己記得的事情學(xué)會(huì)忘記,只有這樣才會(huì)更好的適應(yīng)這個(gè)工作環(huán)境,也不會(huì)給自己造成壓力和心理的困擾。
4、文字功底扎實(shí):文秘工作少不了一些撰寫(xiě),草稿和文件的初步成形,這些都要求你具備起碼的文字功底,也是文秘工作的基本要求。
5、忍耐性要強(qiáng):要有做業(yè)務(wù)的承受力,忍耐性要強(qiáng),還要有十足的耐心,要經(jīng)得起委屈和挫折,如果你能忍受沒(méi)有回報(bào)的付出,那么你會(huì)是一個(gè)很厲害的文秘工作著。
6、要學(xué)會(huì)為人處事的方法和手段:領(lǐng)導(dǎo)的工作都會(huì)強(qiáng)壓給你,如果你不會(huì)處理這些事情,沒(méi)有一定的方法和手段,你只有哭著回家訴苦,不但你沒(méi)有一份好的工作,也給家人帶來(lái)麻煩,還是回家吃自己的吧,你不適合。
7、盡量做好一個(gè)配角的角色:為甚麼要做到?jīng)]有收獲的付出就在于這里,工作是你在做,累死累活的干完所有的事,結(jié)果功勞都?xì)w功于你領(lǐng)導(dǎo),并且你還要配合做到天衣無(wú)縫。切忌你做的再好都不要把自己當(dāng)做主角,不要犯原則性的錯(cuò)誤 ,要時(shí)刻明白自己的立場(chǎng)。
8、絕對(duì)的忠誠(chéng):行政文秘工作者大多是老板的替身,參與企業(yè)的機(jī)密和決策,沒(méi)有忠誠(chéng)那就無(wú)從談起工作。
9、工作的全面性:老板想不到的,不全面的、偏激的都要想得到。要負(fù)責(zé)老板的行程、工作日程、約見(jiàn)的客人、即推辭的一些瑣事。還要把需要準(zhǔn)備的材料提前準(zhǔn)備到位,甚至還要負(fù)責(zé)老板的衣著、形象、衛(wèi)生打掃工作等等。
10、敏捷的思維:工作時(shí)特別是會(huì)見(jiàn)客戶時(shí)要有高度的應(yīng)變能力,只有這樣才會(huì)更好的配合領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)變臨時(shí)的問(wèn)題和下一步的決策。
11、處事的應(yīng)變能力要強(qiáng):學(xué)會(huì)察言觀色,領(lǐng)導(dǎo)的一個(gè)眼神代表什么意思,你要會(huì)很好的領(lǐng)會(huì),這是磨合和智商的結(jié)果。出外辦事你要學(xué)會(huì)用眼睛交流和溝通,最起碼做到不能幫倒忙。
12、關(guān)系不要搞復(fù)雜:這點(diǎn)我不想說(shuō),但是看得人都會(huì)很明白,工作中是領(lǐng)導(dǎo),閑暇時(shí)間是朋友最好。
我還沒(méi)有具體的做過(guò)文秘工作,感覺(jué)說(shuō)白了就是高智商的專業(yè)保姆,自己總結(jié)也就以上幾點(diǎn)做到的話應(yīng)該是一個(gè)不錯(cuò)的文秘工作著,如果我是老板,我的秘書(shū)要求就以上簡(jiǎn)單的幾條做到就行,希望看者有收益。
13、愉快的心情:在這種環(huán)境下工作的人,會(huì)有很大的壓抑感,時(shí)間長(zhǎng)了感覺(jué)承受不了,如果沒(méi)有一個(gè)好的發(fā)泄渠道,時(shí)間長(zhǎng)了會(huì)崩潰的,要有一個(gè)好的心情,也可以帶動(dòng)給身邊的老板,老板心情好了,你的工作就輕松多了。總之好的心情會(huì)帶來(lái)好的效益,我堅(jiān)信!
14、保持心態(tài)的平衡:是決定你適不適合做文秘工作的主要因素,也是考量你會(huì)從事這項(xiàng)工作時(shí)間長(zhǎng)短的一個(gè)決定性標(biāo)準(zhǔn)。很多人工作剛有起色就感覺(jué)自己比老板的智商高,什么事好像都是自己做的,開(kāi)始動(dòng)小腦子,自己?jiǎn)胃僧?dāng)老板,這是文秘工作中常見(jiàn)的并發(fā)癥,很難根治,也不會(huì)成太大的氣候,原因很明確,承受力太差,不會(huì)起太大的顛簸,最后以失敗而告終!